Эффективность и спокойствие в век дедлайнов

Сегодня модно быть занятым и вечно спешащим. В 24 часа мы хотим уложить работу, подработку, заботу о семье и доме, сон и отдых, а ещё поучиться английскому, прослушать подкаст… Но если что-то идёт не плану, сильно расстраиваемся и виним себя в лени.

Кто-то раскрыл секрет управления своим временем, а кто-то живёт в постоянной тревоге из-за наступающих на пятки дедлайнов. Психологи утверждают, что дело в не особых способностях «многозадачных» людей, а в подходе к жизни. Как выполнить работу в срок, успокоить себя и сохранить душевное спокойствие в дальнейшем, рассказываем в статье.

Прокрастинатор — звучит страшно актуально

Школьники, студенты, офисные работники и в особенности фрилансеры ощущают на себе всю тяжесть дедлайна — крайнего срока выполнения задачи. Знакома ли вам ситуация, когда за подготовку к экзамену или большой проект взяться всерьёз получается только в последние дни перед днём икс? Человек забывает о еде, отдыхе и ныряет в рабочий процесс с головой. Работа в итоге может быть выполнена на хорошем уровне, но расплачиваться за нездоровое отношение к делу приходится эмоциональным перенапряжением.

Склонность откладывать дела на многозначительное «потом» и даже срывать дедлайны называют прокрастинацией. По результатам опроса ВЦИОМ, около тридцати процентов россиян признали себя прокрастинаторами. По мнению исследователей, в мире от пятнадцати до двадцати процентов людей не могут управлять своим временем. Автор книги «Уравнение прокрастинации» Пирс Стил подсчитал, что 95% опрошенных людей тянут время, прежде чем приступить к работе.

Что такое тайм-менеджмент и как ему следовать? Читайте материал «Тайм-менеджмент, или как все успеть»

Психологические причины медлительности

Психологи убеждены, что прокрастинация не связана с ленью и несобранностью. Ленивый не хочет брать на себя ответственность, прокрастинатор же берётся за работу, но не может уложиться в срок. Профессор психологии в Университете Де Поля в Чикаго Джозеф Феррари считает, что за медлительностью скрывается стратегия избегания. Человек откладывает дела на потом, если:

• не видит смысла выполнить задачу вовремя. Может быть, нет внутренней мотивации или поощрения за скорость,
• не владеет навыками тайм-менеджмента, то есть не умеет грамотно распределять время,
• испытывает неуверенность в своих силах и страх перед большим объёмом работы или её сложностью, причем человек может бояться как неудач, так и большого успеха,
•  уверен, что только в последний момент может собраться с силами и сделать всё на сто процентов. Как правило, это любители риска, которые нуждаются в стрессе и адреналине,
•  является убеждённым перфекционистом, стремится доводить работу до совершенства. Для него важен идеальный результат, а не пунктуальность,
• испытывает усталость и апатию из-за синдрома профессионального выгорания.

Дело в особенностях мозга?

Прокрастинаторов можно вычислить по МРТ. Согласно исследованиям Рурского университета Бохума, люди, откладывающие дела на потом,  и исполнительные сотрудники отличаются размером миндалевидного тела: у первых её размер больше. Эта часть мозга играет важную роль в формировании эмоций, в том числе страха. Нейробиологи также выяснили, что у прокрастинаторов наблюдается нарушение связи между миндалевидным телом и дорсальной зоной передней поясной коры мозга, которая отвечает за некоторые когнитивные и исполнительные функции. Получается, прокрастинация в том числе имеет физиологические причины, которые влияют на поведение человека.

Оттягивать дела вредно для здоровья

Прокрастинация — это серьёзная проблема. Из-за привычки сдавать дела в последний момент человек находится в постоянном стрессе, из-за чего происходит нарушение режима сна и отдыха, возникают проблемы с пищеварением, снижается иммунитет. Нескончаемые дела и невыполненные обещания становятся камнем преткновения в общении с коллегами и родственниками.

Человек, который постоянно затягивает выполнение работы, испытывает тревогу, страх и чувство вины. Этот гремучий коктейль негативных эмоций не даёт продуктивно работать, ставить цели и реализовывать мечты. Кроме того, прокрастинация — это зависимость, от которой в некоторых случаях тяжело избавиться самостоятельно. Однако, по словам психологов, прокрастинаторы могут и не связывать появляющиеся проблемы с этой привычкой, пока трудностей не станет слишком много.

Тревожность мешает нормальной жизни. Можно ли её победить? Читайте материал «Как бороться с тревожностью»

Как бороться с прокрастинацией

Американский психолог Адам Грант считает прокрастинацию отличительной чертой творческих людей. По его словам, иногда такая привычка помогает выполнить задачу эффективно. Аргументы Гранта — биографии известных людей. Например, Леонардо да Винчи более десяти лет работал над «Джокондой», а некоторые политики переписывали свою речь за несколько минут до выступления, и их старания не проходили даром. Тем не менее, удачных примеров не так много. Сегодня даже творческим людям нужен план и дисциплина, а пунктуальность важна как никогда.

Комментарий эксперта

Преодолеваем неуверенность

Если причина прокрастинации заключается в страхе перед сложной работой, для начала выясните все детали будущего проекта у начальника, клиента или коллег и соберите материал: инструкции, примеры, ссылки, контакты. Страх сойдёт на нет, когда вы осознаете, что располагаете всем необходимым для работы. Так, фрилансеру-иллюстратору легче взяться за создание персональных открыток, если он знает, какой стиль и техника рисунка нравятся заказчику.

Разбиваем большие задачи

Мозгу легче воспринимать структурированную информацию, чем сплошной текст без подзаголовков и выделений, поэтому и рабочие задачи тоже важно разделять и группировать. Если проект нужно сдать через пару месяцев, поставьте дедлайны на выполнение каждой подзадачи еженедельно и отмечайте сделанное. 

Можно воспользоваться мобильными приложениями. Например, для Android: Quire, Task: to do list & tasks, Any.do. Помогут и электронные заметки или традиционные записные книжки. Распределение сроков позволит вам увидеть свой прогресс на пути к цели.

Награждаем себя

Прокрастинация может проистекать из отсутствия мотивации. Вы недовольны обещанной зарплатой или считаете эту работу скучной, но тем не менее вам нужно её выполнить? Поощряйте себя за выполнение мелких задач и запланируйте особую награду за реализацию главной задачи. 

Сокращаем дедлайны

Согласно исследователям из Австралии и Новой Зеландии, в борьбе с прокрастинаций помогут краткосрочные дедлайны. Имея в запасе большой срок на реализацию проекта, человек чаще отвлекается на посторонние задачи. Другие исследователи считают, что человек стремится выполнить срочные дела, а долгосрочные проекты считает сложными априори. Поэтому психологи советуют искусственно сокращать дедлайн, но не переусердствовать, чтобы не вызвать стресс.

Воспринимаем работу как игру

Азарт помогает выполнить работу вовремя и с удовольствием. Можно посоревноваться с коллегами на скорость или придумать личный марафон. Пообещайте себе сделать отчёт, статью или другую работу на несколько часов раньше срока. Воспользуйтесь специальными приложениями, где за выполненную задачу вы будете получать игровую «плюшку». Принцип геймификации признан одним из эффективных приёмов в менеджменте.

Основа успеха — правильный отдых

Автор книги «Чувство штиля. Продуктивность и спокойствие в эпоху вечных дедлайнов» Лора Вандеркам учит контролировать своё время. Она фиксировала в дневнике, на что уходят каждые полчаса её жизни в течение дня. Так писательница выяснила, на какие неважные задачи утекает время, а на чём нужно сосредоточиться.

Вандеркам уверена, что планировать необходимо каждый день, чтобы не только успевать реализовать свои цели, но проводить время с удовольствием. В списке дел обязательно должно быть место отдыху. И не стоит в себе разочаровываться, если однажды вы отступили от громоздкого рабочего плана, чтобы, например, больше времени провести с родными, отдохнуть за интересной книгой или помечтать, глядя на красивый закат.

Главное — быть в балансе

По словам психологов, ключ к спокойной и продуктивной работе — в качественном отдыхе, который необходим нервной системе человека. Работая за компьютером, чаще устраивайте себе паузы. Поставьте таймер и через каждые полчаса делайте небольшую гимнастику, пройдитесь по офису или закройте глаза. По словам специалистов, в таком случае вы позаботитесь об организме и повысите эффективность своей работы.

Медитируем

Для успокоения нервной системы и психики полезно медитировать. На несколько минут освободите мозг от информации, переведя телефон в авиарежим и включив музыку для релаксации или звуки природы. Практиковать медитацию стоит регулярно, чтобы научиться расслаблять мышцы и мозговые извилины, когда это особенно необходимо.

1. Займите удобную позицию, сядьте на стул или лягте на диван.
2. Дышите ровно и спокойно. Представляйте, как с каждым выдохом тревога и страх уходят из тела.
3. Сосредоточьтесь на пальцах ног. Представьте, что пальцы наполняются энергией и теплом.
4. Представьте, что направляете энергию через всё тело от ног до макушки головы. Лучи наполняют теплом каждую клеточку тела. 
5. Прислушайтесь к себе, к ощущениям спокойствия, тепла и расслабления.
6. Начните замечать звуки вокруг вас и постепенно включайтесь в рабочий процесс.

Дышите — не дышите

В стрессовых ситуациях у организма наступает кислородный голод. Поэтому, чтобы успокоить нервы, важно правильно дышать. При дыхании диафрагмой положите одну руку на грудь, вторую на живот. Дышать нужно через нос, а выдыхать через рот. Рука на груди практически не должна двигаться, а вторая рука поднимается и опускается вместе с животом.

Существует схема дыхания по квадрату. Найдите прямоугольный объект, посмотрите в верхний левый угол и сделайте вдох в течение четырех секунд. Переведите взгляд в верхний правый угол и выдыхайте, также считая до четырех. Затем нижний правый угол: вдох четыре секунды, — нижний левый угол: выдох четыре секунды.

Активный отдых вместо интернета

Сильные успокоительные не понадобятся после работы, если знать секрет качественного отдыха. Постарайтесь в свободное время не листать ленту в соцсетях, а прогуляться по парку, встретиться с друзьями, сходить на мастер-класс. Лучшая подзарядка для уставшего от дедлайнов организма — новые впечатления и позитивные эмоции.

Вместо прокрастинации вводите в жизнь полезные привычки, например, занятия спортом. Сначала по пять-десять минут в день, а через несколько дней организм сам будет требовать добавки.

Время семьи

Психологи и авторы книг о рациональной организации времени советуют обязательно включать в своё расписание общение с близкими. Семья — островок безопасности в бесконечной гонке за успехом и деньгами. Проводя часы в расслабленной домашней атмосфере, мы восполняем потраченные ресурсы и готовимся к покорению новых задач.

Лучшее вложение сил — сохранение воспоминаний своих близких. Создание цифровой капсулы времени поможет поставить новые мотивационные цели и укрепить связи с родными. Вполне возможно, что в биографии родных, в их рассказах, вы найдёте рецепт грамотного управления своей жизнью или сформулируете свой способ — для потомков.