Как составлять запрос в архив

Восстановление истории рода — сложная и кропотливая задача. Когда у семьи не хватает информации, можно обратиться в архив. И многих пугает перспектива обращения в эту организацию.  

Уже на этапе составления запроса могут опуститься руки — что, куда и как писать? Запрос — это основополагающий этап в процессе поиска своих родственников. То, насколько правильно и грамотно вы его составили, сыграет решающую роль. В какой именно архив обращаться и как сформулировать запрос для поиска данных, расскажем в нашей статье.

Определите цель запроса

Не всегда есть время приезжать в архив самостоятельно, но это и необязательно, во всяком случае, на начальном этапе. Ведь в архив можно отправить запрос. И главное, что следует понимать для составления запроса, — что именно вам нужно. Нужно чётко сформулировать вопрос, если вы хотите быстро получить результат. Конечно, существуют компании, которые за плату сформируют и отправят запрос за вас. Но иногда можно попробовать всё сделать самому. 

На самом деле, сейчас многие архивы имеют специальные формы для обращения непосредственно через сайт. Это удобно и быстро. А если такой формы нет, найдите на сайте архива раздел “Контакты”. Там должны быть указаны телефон, электронная почта и адрес. 

Неудачный пример формулировки вопроса

“Расскажите, пожалуйста, всё о моём прапрадедушке Майском Дмитрии Антоновиче. У него были голубые глаза и белые волосы. Жил он в Стругах, как и вся наша семья. Я его правнучка, у меня есть его фото.”

К сожалению, на такой вопрос вам никто не ответит. Ведь вопрос должен содержать не только ваше желание узнать что-то, но и конкретную информацию о человеке, которого вы ищете. 

Удачный пример формулировки вопроса

“Прошу предоставить возможность получить запись о рождении Майского Дмитрия Антоновича, род. в 1900-1903 гг. в деревне Струги Псковской области, чтобы узнать имена его родителей.”

Правильная постановка вопроса и максимум информации в лаконичной форме позволят сотрудникам сфокусироваться на вашем запросе и помочь найти ответы. Не нужно расписывать в письме всю историю вашей семьи. Это лишь помешает сотруднику сосредоточиться на важном, и вероятность ошибки вырастет. Так что, чем лаконичнее — тем лучше. 

В какой архив обращаться

Однако для того, чтобы отправить запрос в архив, нужно как минимум понимать, в какой именно архив нужно обращаться — в региональный или ведомственный, а, может быть, достаточно просто связаться с загсом? Попробуем разобраться. 

Если с момента создания нужного вам документа прошло сто лет, то, скорее всего, следует обратиться в архив. А более «молодые» документы можно запросить и в загсе вашего города. Хотя, может случиться и так, что в архиве можно найти относительно свежие документы.

То есть, если речь идёт о ваших родственниках, которые жили в Советском Союзе, то с высокой вероятностью их документы можно отыскать в загсе. Если же вы ищете какую-то специфическую или более старую информацию, искать нужно в тех или иных архивах. 

Виды архивов

К счастью, в наши дни полномочия архивов и фондов хранения чётко структурированы и организованы. Архивы в России бывают не только государственными, но и ведомственными. Так что, когда вы находитесь на этапе выбора архива для обращения за информацией, нужно знать, где родился человек или работал. Сузив круг, вы быстрее доберётесь до ответа на свои вопросы. 

• Государственные архивы: 

1. Федерального значения. Отметим ГАРФ — самый главный архив нашей страны, в котором хранятся уникальные документы исторического значения.
2. Субъектного значения. К ним же относятся областные, муниципальные и районные

• Ведомственные архивы включают в себя архивы государственных структур и организаций, учреждений. 

Например, существуют архивы военных комиссариатов, а также центральный архив Министерства обороны, в которые можно обратиться для поиска информации о родственниках-участниках Великой Отечественной войны. А если ваш родственник состоял в партии, тогда смело обращайтесь в Российский государственный архив социально-политической истории, или РГАСПИ. Сюда же относятся загсы, архивы МВД, профсоюзные, академии наук и т. д. 

Не все знают, где и какую информацию можно найти. Читайте нашу статью про архивы «Архивы. Что где хранится»

Получить информацию по запросу из ведомственных архивов — довольно сложная процедура, так как у каждого из них свои регламентирующие уставы. 

Когда вы определились с архивом, следует позвонить в него либо посмотреть на сайте и уточнить, занимаются ли сотрудники входящими запросами. И, если работа с обращениями граждан на тему поиска данных о родственниках ведётся, узнайте, каким способом архиву будет удобнее принять заявление — по электронной почте или традиционным письмом, а может, у архива есть специальная онлайн-форма на сайте. 

Сколько стоит запрос?

Единой ценовой политики в отношении обработки запросов архивами нет. Однако эта услуга может быть как платной, так и бесплатной — всё зависит от архива. 

Информацию о стоимости можно найти на сайте архива в нормативных положениях либо в специальной вкладке об услугах. 

Что должно быть в документе для запроса

Заметим, что образцы документов зачастую можно встретить на сайтах архивов либо в Интернете. Но все они чаще всего отличаются друг от друга и не дают чёткого ответа на вопрос, как должен выглядеть запрос в архив. Так что мы попытаемся хотя бы перечислить, что точно никак нельзя упустить в документе, чтобы рассчитывать на эффективный поиск сотрудником архива. 

Шапка документа 

Верхняя часть документа, или шапка, похожа на любую другую часть формального документа. Кому — получатель. Однако заявка на запросы часто оформляется на имя директора архива, а не на отдельного сотрудника. Все контакты вы можете найти на сайте архива, с этим проблем возникнуть не должно. И, конечно же, должно быть указано точное наименование архива, в который вы обращаетесь. Не забудьте оставить и свои контактные данные: почту, телефон, иначе вам банально не смогут ответить. 

Основная часть

О том, как важно соблюдать лаконичную форму запроса, мы уже написали выше. В заявлении сам запрос должен занимать 4-5 строк. Не стоит писать эссе на тему: “Мой дедушка Дима”.

Вежливое и культурное обращение к сотрудникам архива повысит шансы на успех и на то, что ваше заявление не отклонят. Сотрудниками архивов не приветствуются расплывчатые формулировки и масштабные запросы о родственниках в виде «проведите генеалогическое исследование рода Майских» либо «хочу узнать родословную своей фамилии Майская”. Решение таких задач довольно трудно, и архив вряд ли за них возьмётся, так как генеалогия семьи — непрофильное направление его деятельности.

Завершение документа

Ваш документ необходимо будет распечатать и поставить от руки дату и подпись. Затем отсканировать и направить на почту нужного вам архива. Если вам не ответили сразу, то не стоит несколько раз направлять одно и то же письмо. Ведь так вы можете запутать сотрудников. Можно направить письмо с вопросом об уточнении обработки заявления, указав дату, фамилию и имя. 

Что, если запрос отклонили? 

Бывают случаи, когда архивы отклоняют запросы на поиск информации о родственниках.

Случиться это может по нескольким причинам: 

• неверно составленное заявление;
• некорректно составлен вопрос;
• архив не занимается такими услугами.

В первых двух случаях ещё возможно изменить ситуацию. Например, попробовать обратиться в архив лично, позвонить или уточнить в ответном письме причину отклонения. 

Важно: архив обязан объяснить отказ в предоставлении данных. И если вам кажется, что сотрудники отказали вам без веских причин, то можно обратиться с жалобой в Росархив либо в суд. 

Если архив может отклонить ваше заявление, то загс обязан предоставить вам ответ на запрос о предоставлении информации о родственниках. Хотя если в архиве доказательство родства не требуется, то в загсе такое подтверждение могут запросить. Либо попросить предоставить свидетельство о смерти. 

Очень часто можно столкнуться с отсутствием документов в архивах. Ведь наши предки хранили информацию на бумажных носителях, которые страдали от пожаров, сырости и неправильного хранения. 

Ещё одна причина отказа — ошибки в данных, которые вы предоставили. Возможно, у вас ошибочные сведения о дате рождения своего родственника, появившегося на свет в начале XX века. Зачастую у людей вовсе не было документов о рождении, и при получении советского паспорта они прибавляли или убавляли себе годы жизни. 

Вы можете изменить способ хранения информации о Вашей семье. Цифровая капсула времени — это современное и надёжное решение, которое сохранится на века, ведь мир стремительно развивается. И кто знает, может, бумажных носителей скоро вовсе не останется.