Личное дело как генеалогический источник

«Источники – это всё, что находится вокруг вас», – говорят профессиональные историки. Действительно, при реконструкции истории семьи можно идти самыми разными путями и использовать самые разные источники. Начинают все в основном с рассказов членов семьи и их воспоминаний – но что делать, если о некоторых родственниках нет доступной «живой» информации? 

Переписи населения, книги ЗАГС, метрические книги, военные архивы – всё может дать бесценные сведения для составления семейного древа. Одним из источников информации также может стать личное дело сотрудника – если вы знаете, в какой организации работал ваш родственник. О том, что такое личное дело, как его найти и какие данные можно оттуда почерпнуть и рассказываем в нашей статье. 

Что такое личное дело? 

Личное дело — это совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется кадровой службой организации после издания распоряжения о приёме сотрудника на работу. 

В качестве основных функций личного дела в современности можно перечислить следующие:

• учёт документов о сотруднике и его деятельности; 
• отслеживание карьерной динамики сотрудника; 
• своевременный учёт данных о возможных льготах; 
• оценка перспектив профессионального роста; 
• быстрый доступ ко всей собранной кадровой информации о работнике. 

Личное дело в Российской империи

Основы кадровой документации были заложены много столетий назад — ещё при Петре I. В период его правления появились законодательные акты, которые закрепляли правила фиксации прохождения государственной службы — например, известная многим со школьной скамьи «Табель о рангах», изданная в 1722 году. 

Личные дела чиновников велись с момента его назначения до выхода в отставку. В таких документах можно найти огромное количество данных — прошение о приёме на службу, метрическую выпись, документы о происхождении, свидетельство о вступлении в брак и аттестат об образовании. Эти дела в процессе службы пополнялись так называемыми формулярными списками – документами о представлении к тем или иным чинам и наградам, а также самыми разнообразными прошениями, допустим, об отпусках, пособиях или пенсиях. 

Также в Российской империи личные дела заводились на студентов высших учебных заведений. Что примечательно — личные дела имели только мужчины.

Личное дело в Советском союзе

С приходом советской власти личные дела получают уже все граждане страны вне зависимости от пола. Для этого периода нельзя выделить какой-то одной непререкаемой схемы формирования личного дела — собственно, и в современности этот документ составляется в свободной форме. Но обязательной частью личного дела в советское время была характеристика на работника. 

«Истинный ариец. Характер — нордический, выдержанный. С товарищами по работе поддерживает хорошие отношения. Безукоризненно выполняет служебный долг. Беспощаден к врагам рейха. Отличный спортсмен: чемпион Берлина по теннису. Холост; в связях, порочащих его, замечен не был» — эту цитату из знаменитого сериала «Семнадцать мгновений весны» помнят даже те, кто самого сериала даже не видел, настолько плотно она закрепилась в культуре. Однако автор книги, по которой фильм был снят — Юлиан Семёнов — в этом отрывке скорее пародировал именно советское, а не немецкое, делопроизводство. 

Что можно узнать из личного дела сотрудника?

Личное дело — бесценный источник сведений о человеке. Наиболее хорошо сохранились к сегодняшнему дню личные дела советского периода. В других источниках — например, в книгах ЗАГС, домовых и похозяйственных книгах, переписях населения — обычно содержится самая общая информация, которая скорее характеризует место человека в обществе. В личном деле всегда содержатся более подробные сведения. 

О генеалогических источниках советского периода читайте в нашей статье «Генеалогические источники СССР» 

Здесь, кроме имени, места и даты рождения — которые можно почерпнуть и в других документах — можно найти полную информацию о карьере человека. Кроме того, любое личное дело формировалось на всём протяжении трудовой деятельности работника, а значит, в нём находились все документы, имеющие отношение к этому человеку. Здесь можно найти и поощрительные грамоты, и выговоры, и самого разного рода заявления. 

Самой ценной частью личного дела можно считать автобиографию. Она важна с точки зрения событий и сведений — в ней человек перечисляет всё, что считает значимым в своей жизни для той или иной работы; вдобавок она является источником рукописным, что делает изложенную на бумаге историю более индивидуальной. 

В рукописной автобиографии можно увидеть почерк своего предка.

В целом в личном деле перечислены следующие сведения:

• основная биографическая информация. Это фамилия, имя и отчество, место рождения и адрес проживания, а также гражданство и национальность человека. 
• состав семьи. Здесь указывается возраст всех членов семьи, а также количество тех, кто находится на иждивении. 
• основные документы. Это метрические выписки о рождении и вступлении в брак, а также аттестаты об образовании. 
• послужной список. Здесь становится заметно отличие личного дела от стандартных биографических источников типа книг ЗАГС или похозяйственных книг. Здесь перечисляются предыдущие места работы и период, когда человек был там трудоустроен, а также все награды и взыскания, полученные за это время. Здесь также перечисляются прошения о поступлении на службу, о переводе в другие отделения, об отпуске и об увольнении.  
• военная служба. В случае, если человек нёс военную службу, перечисляются части, где человек служил, боевые операции, в которых он участвовал, а также награды и ранения, которые человек за этот период получил. Важно заметить, что если личное дело было заведено в 20–40-е годы XX века, то в личном деле будут перечислены зарегистрированные факты службы в царской, белой, красной или зелёной армиях, а также факты участия в революционных действиях.
• автобиография. Это наиболее ценная для потомков часть личного дела. Несмотря на то, что она чаще всего составлена формально, она всё равно представляет собой ретроспективный рассказ человека о самом себе, где он выделяет наиболее важные со своей точки зрения биографические факты. Стоит заметить, что эта часть всегда писалась в произвольной форме — а значит, в ней сохранялись особенности стиля и речи человека. 
• характеристика на работника. Это тоже интересная часть личного дела: благодаря этому документу можно взглянуть на своего родственника глазами другого человека. Здесь перечисляется трудовой путь работника в компании, его деловые и личные качества, а также достижения и неудачи. Зачастую здесь можно найти и сведения о том, как человек проводит своё свободное время — чем увлекается, с кем дружит, как проходит его обычный день. 

Как запросить личное дело родственника?

Как действовать, если вам необходимо найти личное дело вашего родственника? В первую очередь вы должны уточнить современное название организации, где он работал. Если этой организации уже не существует, то вам нужно будет обратиться в архив — района, города или региона, в зависимости от значимости и размера заведения, связанного с вашим родственником. Далее вам предстоит стандартная работа с архивом. 

Для большинства обращений в архивы необходимо предоставить документы о родстве. О том, как это сделать, читайте в нашей статье «Как подтвердить родство» 

В случае, если организация, где может храниться личное дело вашего родственника, всё ещё существует, то вам нужно будет связаться с отделом кадров этого заведения. На первом этапе часто бывает достаточно звонка — при этом необходимо будет уточнить, для чего и зачем вам требуется искомое личное дело. Однако даже если отдел кадров пойдёт вам навстречу и личное дело найдётся, вам нужно будет написать заявление. 

Шапка заявления

Директору ООО «Ромашка» — здесь вы должны узнать все актуальные данные организации, в которую обращаетесь, а заодно – как называется должность её руководителя. В настоящее время всё это практически всегда можно с лёгкостью найти в интернете

Адрес организации, телефон или e-mail — эти выходные данные нужного заведения вам тоже будет необходимо найти и перечислить в шапке вашего заявления. 

ФИО заявителя, паспортные данные, домашний адрес с индексом, контактный телефон, e-mail — ваши личные данные будет нужно предоставить отделу кадров, чтобы они убедились в том, что вы реальный человек, и чтобы они могли направить вам ответ или копию найденных документов. Основными данными здесь будут ваши фамилия, имя и отчество, а также данные паспорта. 

Текст заявления

Запрос о предоставлении копий документов должен содержать краткую информацию о том, чьё дело вы ищете, цель вашего запроса, что вы хотите получить в итоге и адрес, куда отдел кадров сможет направить свой ответ. Такое заявление может выглядеть следующим образом. 

Краткая информация о родственнике

Мой прадед, Лиходеев Степан Богданович (1890 года рождения) работал в эстрадно-цирковом театре «Варьете» с 1925 года по 1934 год. Последние четыре года он возглавлял ваш театр, но потом с этой должности уволился — по семейной легенде,  вследствие душевных неурядиц. 

Цель вашего запроса

Я занимаюсь составлением родословной нашей артистической семьи, и обращаюсь к Вам за помощью в поиске информации о моём прадедушке. Этот запрос я направляю Вам, поскольку предполагаю, что у вас могли сохраниться личные дела бывших работников, тем более, занимавших такие значимые должности.          

Что вы хотите получить

На основании изложенного, прошу Вас предоставить сохранившиеся копии документов из личного дела моего прадеда, Степана Богдановича Лиходеева. Особенно меня  интересуют документы, содержащие автобиографические сведения, а также документы, содержащие причину увольнения. Также мне хотелось бы ознакомиться со всеми рукописными документами, оставшимися от моего прадеда. 

Куда направить ответ

Я готов нести разумные расходы на изготовление копий из личного дела Степана Богдановича Лиходеева. Ответ и копии документов прошу направить по электронной почте lihodeev@master.ru или по почтовому адресу г. Москва, ул. Садовая, 302-бис в течение месяца с момента получения запроса. Контактный телефон +7 911 1505 891

С уважением, Лиходеев Григорий Данилович

Личное дело ваших предков — источник бесценных сведений для вас и для ваших потомков. Передайте будущим поколениям результаты ваших архивных поисков, сохранив их в удобной и надёжной цифровой капсуле времени.